Meeting room availability display is een handige manier om na te gaan wanneer een ruimte vrijkomt om te vergaderen. Het werkt heel goed op alle room booking displays van Windows, Android en iOS
Wanneer er een ruimte wordt geboekt voor een vergadering in Outlook dan zal Meeting room availability display alle informatie over deze vergadering automatisch weergeven op het daarvoor bestemde display. Iedereen is dan op de hoogte dat de ruimte is gereserveerd.
Rechtstreeks reserveren
Met de meeting room availability display kan je rechtstreeks de vergaderruimte reserveren of zelfs annuleren als de vergadering niet meer door gaat. Worden er veranderingen aangebracht dan zullen deze wijzigingen automatisch te zien zijn op de display.
Mogelijkheden van de meeting room availability display
Meeting room availability display zal alle informatie over vergaderingen die geboekt zijn vanuit Office 365 of Microsoft exchange aangeven op de display. Ook vergaderingen die zullen plaatsvinden in die ruimte zal aangegeven worden zodat iedereen op de hoogte is.
Wanneer het blijkt dat een ruimte beschikbaar is dan kan deze ook gelijk geboekt worden. Dit kan je rechtstreeks doen op het touchscherm. De vergaderingen die ad-hoc worden geboekt, worden ook netjes geplaatst op een gewone kalender. Op deze manier kunnen dubbele boekingen voorkomen worden.
Vergaderingen verlengen of beëindigen
Het kan soms voorkomen dat je niet in de hand hebt hoe lang een vergadering zal duren. Is een vergadering eerder afgelopen dan was aangegeven kan je dit rechtstreeks op de meeting availability display aangeven en zal deze dan de ruimte weer als vrij aangeven. Blijkt dat een vergadering langer zal duren dan gepland en er zijn geen andere vergaderingen meer gepland dan kan je het via de meeting availability display verlengen.
Inchecken
Ook kan men gebruik maken van de check-in functie. Schakel je deze optie in dan zijn deelnemers verplicht om een paar minuten voor of na de vergadering op meeting room availability display aan te geven als de vergadering doorgaat. Wordt de vergadering niet bevestigd dan zal de reservering automatisch worden geannuleerd. De ruimte zal dan weer als vrij worden aangegeven. Op deze manier kunnen anderen die de ruimte nodig hebben op tijd reserveren.